CGV - Conditions générales de vente
« L’OPEN SPACE » signifie SAS Open Space, 851, route des oliviers, 13580 La fare les Oliviers.
« CLIENT » signifie tout contractant de « l’Open Space » agissant directement en son nom propre ou représenté par un mandataire. « CONTRAT » signifie l’ensemble formé par le devis et les conditions générales de vente.
1. Le contrat :
Le contrat établi entre « l’Open Space » et le « Client » ne devient définitif qu’à réception du dossier complet retourné par le client à savoir :
• Le contrat de location établit entre « l’Open Space » et le « Client »,
• L’acompte de 30 % (encaissé à réception),
• Les présents « conditions générales de vente, datées, signées et approuvées »,
• Un chèque de caution de 2 500 € « l’Open Space » se réserve le droit d’annuler la réservation à tout moment, sans préavis et sans aucune indemnité en
cas de non-réception du contrat signé par le client et du règlement des acomptes dans le délai imparti.
2. Désignation des lieux :
Le nombre de personnes doit être confirmé par écrit, au plus tard 8 jours avant la prestation. La salle est louée pour un nombre de personnes fixé à l’avance et stipulé dans le contrat de réservation/location. Le « Client » s’engage à ne pas dépasser la capacité d’accueil prévu par le devis initial. Tous les équipements audio, vidéo, tables, chaises et divers seront recensés dans le bon de commande et devront rester sur place à la fin de la location. Toute demande d’équipement supplémentaire non prévu fera l’objet d’un nouveau bon de commande, (ou d’une facturation complémentaire).
3. Objet de la location
La salle de « l’Open Space » est proposée à la location pour des événements à caractère privé et professionnel. L'objet de la location sera précisé dans le contrat de location par les conditions générales de vente qui font partie intégrante du contrat.
4. Acompte et règlement :
Toute réservation d’espace devient ferme et définitive après versement d’un acompte équivalent à 30 %. Le solde sera payé un mois au plus tard avant la réception par virement, espèces ou chèque bancaire. Toute prestation demandée après le règlement définitif, fera l’objet d’une facture complémentaire à règlement immédiat. Tout frais de recouvrement sera à la charge du client. Le non-respect des délais de paiement est passible d’une amende administrative fixée par l’article L441-6 du code de commerce.
5. Annulation de la réception par le client :
Toute annulation devra être effectuée par courrier recommandé pour être prise en compte, le cachet de la poste faisant foi en cas de litige. Pour toute annulation : les acomptes et règlements versés ne sont pas restitués.
Annulation + de 6 mois avant la date de réservation : le solde de la prestation n’est pas dû. Annulation – de 6 mois avant la date de réservation : 60% du solde de nos prestations est dû. Annulation – de 1 mois avant la date de réservation : le solde de nos prestations est dû.
Quels que soient la date et les motifs d’annulation, tous les acomptes versés ne seront pas remboursés.
Si le solde n’est pas réglé un mois avant la date, l’organisateur se donne le droit de relouer la salle à la date initiale. Il sera considéré, que le client est en défaut de paiement entrainant une annulation de son fait par simple non-respect des dates de règlements.
6. Assurance
« L’Open Space » est assuré au titre de la responsabilité civile et professionnelle. Il décline toute responsabilité en cas de vol et de détérioration des objets appartenant à des personnes présentes à la réception. Le signataire du présent contrat est seul responsable de ses invités et des dégâts causés par eux. En cas de faute, dûment prouvé de la part de « l’Open Space » ou de ses préposés le "Client" sera seul responsable et répondra de ses faits de tous dommages corporels ou matériel et vol de toute nature, survenus lors de l’exécution du contrat, tant de son fait personnel, que celui des invités. À ce titre, le « client » présentera à « l’open Space » une attestation d’extension de la responsabilité civile (gratuite auprès de votre assureur).
7. Responsabilité du client :
Le « Client » accepte d’indemniser « l’Open Space » contre toute réclamation, tout procès, toute demande de dommages et intérêts, toute action en responsabilités, frais et dépenses, basés sur un fait délictueux en découlant d’un manquement du « client » ou de ses prestataires ou invités à l’une des quelconques clauses du contrat, d’une faute volontaire ou non ou d’une omission du client.
8. Sécurité et respect des lieux :
Le « Client » s’engage à respecter et à faire respecter, par ses invités les consignes de sécurité en vigueur. Il s’engage à rester présent dans la salle et sa proximité, tant que la salle reste ouverte.
Il s’interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions applicables concernant l’hygiène et la sécurité. Il fait respecter l’interdiction de fumer dans les locaux. Il veille aux possibilités d'accès et de circulation pour les services de secours. Il permet toutes les mesures de surveillance et de protection nécessaire à la sécurité des personnes et des biens, y compris de la salle louée. En cas de vol le « Client » s'engage à collaborer, avec diligence, avec les autorités de police. Les sorties de secours doivent être dégagées, les extincteurs doivent rester visibles et accessibles. Le « Client » doit prendre connaissance du registre de sécurité, doit repérer et prendre connaissance du plan d’évacuation. Il doit connaitre toutes les mesures d’arrêt d’urgence, d’évacuation et d’alerte en cas de souci lors de sa présence dans la salle. Le « Client » s'interdit de recevoir toute personne, dont le comportement est susceptible de porter préjudice à la bonne tenue du lieu. Nous vous rappelons que l'alcool nuit à la santé et doit être consommé avec modération. Le « Client » est seul responsable de la gestion et du contrôle de la distribution les boissons alcoolisées, pendant la durée de location. Dans tous les cas, « l’Open Space » ne serait être tenu pour responsable des excès de consommation d'alcool et de leurs conséquences pendant et après la réception. « L’Open Space » se réserve le droit d'exclure ou d'interdire toute personne ayant un mauvais comportement sans que sa responsabilité ne puisse en aucune façon être engagée à l'égard du client.
9. Parking :
Pour des raisons de sécurité tous les véhicules devront être stationnés sur le parking intérieur ou extérieur, prévu à cet effet. « L’Open Space décline toute responsabilité en cas de vol ou de détérioration sur, ou à l’intérieur des véhicules. Aucun véhicule ne doit stationner sur le chemin adjacent et le champ d’oliviers.
10. Mise à disposition des espaces :
Les espaces et les horaires mentionnés sur le contrat sont ceux de la location. Tout dépassement d’horaire sera facturé 100€ TTC, par heure commencée. Après accord par écrit de la part de « l’Open Space » et sous réserve de disponibilité, les locaux peuvent exceptionnellement être mis à disposition pour la décoration et mise en place la veille de 17 h à 22 h. Le « Client » comprends que ceci n’est pas systématique et reste exceptionnel. Pour des raisons d’assurance entre autres, l’office ne pourra pas être utilisé en dehors des horaires de location.
11. Livraison :
Toute livraison doit être signalée au préalable au responsable de « l’Open Space ». Pour éviter tout risque de confusion, toutes livraisons effectuées avant la date prévue seront refusées.
12. Prestataires :
Contrat de réservation Condition générale de vente
« L’Open Space » doit avoir connaissance de tous les prestataires intervenants à la demande directe du « Client ». Celui-ci doit s’assurer de tous les documents demandés aux prestataires, (déclarations Urssaf, fiscal, et assurance). Le traiteur et les prestataires étant ceux retenus par le « Client », « l’Open Space » décline toute responsabilité en cas de litige entre les parties.
13. Traiteur :
L’entretien de l’office doit être effectué par le traiteur (sol, réfrigérateur, évier, plaques, Four et tous équipements présents dans l’office). A défaut, une somme forfaitaire de 500 € sera prélevé sur la caution du « Client ». Le traiteur, ou à défaut le client doit également nettoyer et ranger correctement les chaises et les tables après la réception. Nous rappelons que l’utilisation de barbecues, dans la salle ou à l’extérieur, est strictement interdit.
14. Animateur :
La sonorisation et les différents appareils électriques devront être raccordés au tableau réservé cet effet. Le « Client » ou son prestataire sera seul responsable de toute demande d’autorisation et/ou de déclaration auprès de la SACEM, ainsi que tous paiements afférents aux droits aux auteurs et artistes interprètes. Le « Client » garantit « l’Open Space », contre toute réclamation à ce titre.
15. Feu d’artifice :
Les feux d’artifice, les installations ou lancés de lanternes, les bougies, flambeaux, les fumigènes à poudre, ou tout élément en relation avec le feu, sont formellement interdits.
16. Nuisances sonores :
Après 22 heures le niveau sonore à l’extérieur sera interdit. Le niveau sonore dans la salle ne devra pas gêner les habitations les plus proches. « L’Open Space » se réserve le droit de limiter le niveau sonore en cas d’excès. Le niveau sonore à ne pas dépasser est de 94 DB.
17. Décoration :
Tout projet concernant la décoration, l’aménagement et l’installation technique, des locaux devront être soumis à « l’Open Space » pour approbation. Les décorations pourront être accrochées seulement sur les lattes de bois murales. Aucune décoration ne pourra être suspendue sur le faux plafond. À l’issue de la manifestation, le « Client » s’engage à retirer toutes les installations afin que les locaux soient restitués, dans leur état original. Nous pouvons vous proposer des prestataires spécialisés dans la décoration éphémère. Les structures gonflables sont interdites dans la salle.
18. Photographie :
« L’Open Space peut solliciter le « Client » pour que celui-ci l’autorise à prendre des photos de la réception, pour sa communication avec l’assurance du respect du droit à l’image des invités. Tout refus, doit être notifié par écrit en bas de cette page avec la mention « refus de prise de clichés « et/ou « refus d’utilisation des photos ».
19. Hébergement :
L’établissement dispose d’hébergement à proximité. Il est absolument interdit et ceci pour des raisons de sécurité, d’installer, matelas, duvets ou tout autre matériel de couchage dans les locaux. En cas de non-respect de cette clause « l’Open Space » se réserve le droit de mettre fin à la réception sur-le-champ et décline toute responsabilité en cas d’accident ou de procès. Aucune prise de vue ne pourra être faite à l’intérieur du champ d’oliviers.
20. Entretien des locaux et déchets :
« L’Open Space » est chargé de l’entretien. Après chaque réception, les tables doivent être débarrassées nettoyées, séchées et pliées. Les chaises empilées par 15.
Tous les papiers, plastiques et déchets doivent être retirés pour des raisons évidentes d’hygiène et de sécurité. Les sacs-poubelles et bouteilles vides doivent être repris par le client ou le traiteur. A défaut, une somme forfaitaire de 50 € sera prélevée sur la caution du « Client ». Pour information, la plupart des traiteurs proposent un enlèvement en option. Des conteneurs sont à disposition au bas de l’établissement.
21. Contestation :
En cas de contestation sur une partie de la facture, le « Client » s’engage à payer sans retard la partie contestée et à indiquer à « l’Open Space », le motif de la contestation qui devra être réelle et sérieuse. Toute facture qui n’aura pas été constatée, selon la procédure ci-dessous décrite, dans un délai de 15 jours à partir de la date d’envoi de celle-ci, sera considérée comme acceptée. Tout le montant impayé par le « Client » à la date d’exigibilité de la facture, à l’exclusion de ceux contestés, dans les conditions prévues ci-dessous, portera intérêt au taux de 12% par mois de retard conformément à la nouvelle loi LME et l’article L.441-6 du code du commerce.
Les présentes conditions sont régies par le droit français. Tous différents entre les parties relatives à l’interprétation ou à l’exécution du présent contrat sera soumis à la compétence exclusive du tribunal d’Aix-en-Provence.
22. Covid 19 :
Le « Client » s’engage à respecter toutes les règlementations en vigueur, lors de la location, concernant les règles sanitaires liés au Covid-19 et ou Variant. En cas, restriction gouvernementale, « l’Open Space » s’engage à déplacer la date pour honorer la location du « Client ».
23. Informatique et liberté :
Conformément à la loi du 06.01.1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux données vous concernant « l’Open Space » s’engage à ne pas transmettre les informations que vous lui avez communiquées à d’autres sociétés ou organismes.